ODZYSKIWANIE ORAZ PRZYWRACANIE DANYCH PROGRAMU
Wszystkie dane i ustawienia przechowywane są na komputerze użytkownika w katalogu "dane", który znajduje się w katalogu z zainstalowanym programem. Wyjątkiem jest przechowywanie niektórych ustawień na serwerze, będącym częścią sieci lokalnej, wskazanym przez użytkownika. Żadne dane nie są wysyłane poza komputer (lokalną sieć komputerową) użytkownika.
W celu podniesienia poziomu bezpieczeństwa danych, przechowywanych w pliku z grafikiem można zaznaczyć opcję Twórz kopię zapasową otwieranego pliku. Jej zaznaczenie powoduje w momencie otwierania pliku utworzenie jego kopii. Kopia zostaje zapisana w tym samym katalogu co otwierany plik. Nazwa pliku kopii tworzona jest z nazwy otwieranego pliku oraz dodatkowego rozszerzenia ".bak".
W razie ewentualnej utraty danych z jakiegoś miesiąca lub danych konfiguracyjnych programu można podjąć próbę ich odzyskania. W tym celu należy wybrać z menu programu Narzędzia > Odzyskaj z kopii zapasowej... oraz w zależności od rodzaju danych do odzyskania:
- dane pracowników - w celu przywrócenia danych grup pracowników oraz pracowników,
- dane miesiąca - w celu przywrócenia infofrmacji o dyżurach i urlopach w wybranym miesiącu.
Dodatkowo można aktywować funkcję automatycznego zapisywania aktualnie otwartego pliku. By to uczynić należy wprowadzić czas, wyrażony w minutach, po którym program ma zapisać dane do pliku. Jeżeli bieżący projekt nie był jeszcze zapisywany i nie ma nadanej nazwy pliku wówczas program zapisuje go do pliku "document.~gr", umieszczonego w katalogu z programem Kreślarz. Podanie czasu równego zero minut powoduje wyłączenie funkcji automatycznego zapisu.
Dane grup pracowników i pracowników zapisywane są automatycznie podczas zamykania programu, odpowiednio w plikach: grupy.ini oraz kadra.inr. Znajdują się one w katalogu "dane", który jest w katalogu wskazanym przez użytkownika podczas instalacji programu. Natomiast dane dotyczące rozpisanych dyżurów i urlopów zapisywane są przez użytkownika Grafik > Zapisz w pliku przez niego wskazanym.
Niezależnie od kopii zapasowych tworzonych przez program zaleca się regularne wykonywanie własnej kopii zapasowej plików znajdujących się w katalogu "dane".
Uwagi:
Pliki z kopią zapasową (z rozszerzeniem ".bak") zawierają dane sprzed co najmniej 2 dni.
Jeżeli przywrócone dane okażą się niewłaściwe wówczas można odtworzyć stan sprzed przywracania wybierając w menu ponownie tę samą opcję jak podczas przywracania.
Podanie w polu Automatyczna archiwizacja danych co... ilości dni większej od zera powoduje tworzenie, co zadaną ilość dni, pliku z archiwum danych wprowadzonych przez użytkownika (m.in. dane pracowników, grup, grafiki oraz ustawienia). Plik archiwum jest zapisywany w katalogu [miejsce instalacji programu]/dane/backup. W razie potrzeby przywrócenia danych z pliku archiwum należy wybrać Narzędzia > Odzyskaj z kopii zapasowej... > pliki użytkownika. Po dokonaniu wyboru pliku archiwum, jego zawartość zostanie wypakowana do katalogu [miejsce instalacji programu]/dane/backup/dane. Następnie, po zamknięciu programu, należy je ręcznie przekopiować do katalogu [miejsce instalacji programu]/dane. Wskazane jest wcześniejsze zrobienie kopii zapasowej znajdujących się tam plików.
Nie jest zalecane (chociaż możliwe) uruchamianie programu z pendrive'a. W takim wypadku należy bezwględnie przed jego wyciągnieciem uruchomić w systemie Windows "Bezpieczne wysuwanie napędu" (ikonka polecenia zwykle znajduje się obok zegara w prawym dolnym rogu monitora). Przy tego typu użytkowaniu warto np. raz na kwartał robić kopię zapasową plików znajdujących się w katalogu "dane".
Bezpieczeństwo danych osobowych
Dane osobowe pracowników są przechowywane w pliku "kadra", który jest zapisany w formacie utrudniającym odczytanie danych osobom postronnym.
W celu zwiększenia ochrony danych osobowych pracowników zawartych w plikach wydruków (zapisywanych w katalogu "wydruki") wygenerowanych na podstawie szablonów (najczęściej są pliki w formacie .HTM) istnieje możliwość ich automatycznego usuwania podczas zamykania programu. W tym celu należy zaznaczyć opcję Usuń pliki wygenerowanych wydruków po zamknięciu programu. Pliki wydruków utworzone przed jej zaznaczeniem nie będą usunięte (można zrobić to ręcznie). Jeżeli np. po wygenerowaniu pliku z wydrukiem tworzony jest wydruk papierowy i nie ma potrzeby zachowywania go w formie elektronicznej to dla bezpieczeństwa danych osobowych warto zaznaczyć opcję powodującą ich automatyczne usuwanie (usunięty plik najczęściej można w razie potrzeby w przyszłości wygenerować ponownie).
Należy podkreślić fakt, że osoba, która posiada możliwość uruchomienia programu ma również wgląd w dane pracowników w nim wyświetlane. Z tego powodu warto ograniczyć dostęp do programu poprzez zastosowanie hasła.